يواجه كثير من رؤساء الالتزام بالعقوبات في البنوك السعودية السؤال نفسه عند إكمال استبيانات العلاقات المراسلة: كيف يعمل فحصكم؟ ويتناول فحص العقوبات وولفسبرغ الخدمات المصرفية المراسلة القسم ٣-٥ هذا الجانب، إذ يُطلب من البنك وصف ضوابط الفحص التي يطبقها. والمشكلة المتكررة أن السجلات تحفظ نتائج المطابقة فقط، أي ما نُبّه عليه وما أُفرج عنه، ولا تحفظ المنطق الذي كان المرشح يعمل به وقت الفحص.
الفرق جوهري. فالبنك المراسل الذي يسأل عن العتبات أو إصدارات القوائم لا يقنعه وصف عام، بل يحتاج إلى دليل مؤرخ يمكن الرجوع إليه. وهذه قائمة من ثمانية عناصر يمكن البدء بمراجعتها اليوم على مرشح سويفت أو مركز المدفوعات لديكم.
كيف تستخدم القائمة
لكل عنصر ثلاثة أسئلة: هل الإعداد مسجل؟ هل السجل مؤرخ ومنسوب إلى جهة معتمدة؟ وهل يمكن إخراجه خلال أيام لا أسابيع؟ إن كان الجواب عن أحدها لا، فهذه فجوة أدلة يجب إغلاقها قبل وصول الاستبيان التالي.
المجموعة الأولى: ما الذي يُفحص
- إصدارات القوائم المفحوصة. سجّلوا القوائم المحمّلة (الأمم المتحدة، والقوائم المحلية، وأوفاك، والاتحاد الأوروبي، والمملكة المتحدة عند اللزوم) مع رقم الإصدار وتاريخ ووقت التحميل. أهميتها: تثبت أن الفحص جرى على قائمة حديثة في يوم الدفعة المعنية.
- قواعد تحليل الحقول. وثّقوا الحقول التي يقرؤها المرشح من رسالة سويفت، مثل المُرسِل والمستفيد والبنوك الوسيطة وحقول النص الحر والغرض من الدفع. أهميتها: الحقل غير المفحوص ثغرة لا يظهر أثرها في نتائج المطابقة.
- تغطية الدفعات مقابل الوقت الفعلي. وضّحوا أي المسارات تُفحص لحظيًا وأيها على دفعات، ومواعيد التشغيل، وما يحدث عند تعطل المرشح. أهميتها: يسأل المراسل عادةً إن كانت أي دفعة قد تخرج دون فحص.
المجموعة الثانية: كيف تُطابَق الأسماء
- عتبات المطابقة التقريبية. سجّلوا درجة العتبة لكل فئة اسم، وتاريخ آخر تعديل، ومن اعتمده، وسبب القرار. أهميتها: العتبة هي جوهر التوازن بين التنبيهات الزائدة والمطابقات الفائتة، ولا يكفي ذكر أن النظام يستخدم مطابقة تقريبية.
- معالجة نقل الأسماء الحرفي. وثّقوا كيف يتعامل المرشح مع تعدد كتابات الاسم العربي بالحروف اللاتينية، ومع الاختلافات في عبد وأبو وبن والألقاب. أهميتها: هذه من أكثر نقاط الضعف في بيئتنا، والمراسل يتوقع إجابة محددة عنها.
- منطق الكيانات القانونية مقابل الأفراد. سجّلوا ما إذا كانت القواعد والعتبات تختلف بين الأفراد والشركات والسفن، وكيف تُعالج الكلمات الشائعة في أسماء الشركات والأسماء التجارية. أهميتها: تطبيق منطق واحد على الفئتين يرفع الضجيج أو يخفي المطابقات.
المجموعة الثالثة: ماذا يحدث بعد التنبيه
- مسار مراجعة التجاوزات. وثّقوا من يملك صلاحية الإفراج عن التنبيه، وحدود صلاحية كل مستوى، ومتى يُصعَّد، وما التعليل المطلوب تسجيله، وهل يُراجَع قرار الإفراج لاحقًا. أهميتها: يريد المراسل رؤية فصل واضح بين من يراجع ومن يعتمد.
- سجلات الاختبار الدوري. احتفظوا بنتائج اختبار المرشح بحالات معروفة، وتاريخ كل اختبار، وما تغيّر بعده. أهميتها: هذا الدليل الوحيد على أن الإعداد المسجل هو ما يعمل فعلًا، لا ما كُتب في السياسة.
كيف تحفظ الأدلة
- اجعلوا لكل عنصر سجلًا واحدًا مرقّمًا بإصدار وتاريخ، لا رسائل بريد متفرقة.
- اربطوا كل تغيير في الإعداد بطلب تغيير معتمد.
- جهّزوا ملفًا موحدًا للأدلة يُحدَّث ربع سنويًا، ويُستخرج منه الجواب عند وصول الاستبيان.
- اجعلوا مالك كل عنصر معروفًا بالاسم الوظيفي.
أخطاء شائعة
- الاكتفاء بلقطات شاشة بلا تاريخ ولا اعتماد.
- وصف الإعداد في السياسة دون تطابق مع الإعداد الفعلي.
- تعديل العتبة لخفض التنبيهات دون تسجيل السبب أو الاختبار بعده.
- الإجابة عن الدفعات والوقت الفعلي بصيغة واحدة رغم اختلاف المسارين.
كيف تساعد سيزو
إذا ظهرت فجوات عند مراجعة القائمة، فإن برنامج الالتزام بالعقوبات من سيزو يعالجها ضمن عمل منظم. يشمل البرنامج تصميم أو مراجعة برنامج الالتزام بالعقوبات للأمم المتحدة والقوائم المحلية وأوفاك والاتحاد الأوروبي. ويتناول الفحص وضوابط التجارة والمدفوعات والتصعيد والإبلاغ. ويمر العمل بأربع مراحل: التقييم، والتصميم، والاختبار، والتدريب. وتشمل المخرجات تقييم تغطية الفحص ونتائج اختبار الضوابط وسياسة وإجراءات العقوبات. ويستغرق المشروع من ٦ إلى ١٢ أسبوعًا. وإذا احتجتم تحققًا مستقلًا من أداء أداة فحص الأسماء نفسها، فهذا ضمن خدمة التحقق من نماذج المراقبة والفحص لمكافحة غسل الأموال.
الخطوة العملية الآن: اختاروا مرشحًا واحدًا، وراجعوا العناصر الثمانية عليه، وأحصوا ما لا يمكن إثباته بوثيقة. هذه القائمة هي أساس جوابكم عن القسم ٣-٥ في الاستبيان القادم.
