قائمة متطلبات اعرف عميلك ساما: اثنا عشر نقطة توثيق إلزامية

عندما يصل فريق التفتيش الميداني من البنك المركزي السعودي (ساما) إلى مؤسستكم، سيطلبون عينة من ملفات العملاء — أفرادًا وشركات — ويفحصون كل ملف مقابل قائمة متطلبات اعرف عميلك ساما التي تحددها قواعد مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب. الملفات الناقصة أو غير المحدثة تتحول إلى ملاحظات رسمية، وتكرار النقص يشير إلى ضعف منهجي في برنامج العناية الواجبة.

هذا المقال يسرد اثني عشر عنصر توثيق إلزامية يتحقق منها الفاحصون في كل ملف اعرف عميلك للأفراد والشركات. استخدموا هذه القائمة لمراجعة ملفاتكم قبل التفتيش القادم، ولتحديد الثغرات في إجراءات العناية الواجبة تجاه العملاء، ولتدريب فرق التسجيل على ما يجب جمعه والاحتفاظ به في كل مرحلة من مراحل العلاقة.

القسم الأول: التحقق من الهوية والبيانات الأساسية (الأفراد)

1. سجل التحقق من الهوية عبر نفاذ أو ما يعادله

يجب أن يحتوي الملف على دليل التحقق الإلكتروني من هوية العميل الفرد باستخدام منصة نفاذ الوطنية أو آلية معتمدة من ساما. يشمل ذلك الطابع الزمني، ورقم الهوية الوطنية أو الإقامة، ونتيجة المطابقة.

لماذا يهم: يثبت أن المؤسسة تحققت من هوية العميل مقابل سجلات حكومية رسمية قبل فتح الحساب، وهو شرط أساسي لكل علاقة.

2. نسخة من وثيقة الهوية الرسمية

صورة واضحة من بطاقة الهوية الوطنية للمواطنين، أو الإقامة للمقيمين، أو جواز السفر للأجانب، مع التأكد من أن الوثيقة سارية المفعول وقت فتح الحساب.

لماذا يهم: يوفر سجلًا مرئيًا يمكن مراجعته لاحقًا، ويدعم التحقق الإلكتروني في حال وجود تباين أو نزاع.

3. بيانات الاتصال والعنوان الوطني

رقم الهاتف الجوال، والبريد الإلكتروني، والعنوان الوطني المسجل في منصة العنوان الوطني. يجب أن تكون هذه البيانات محدثة وقابلة للتحقق.

لماذا يهم: تمكن المؤسسة من التواصل مع العميل عند الحاجة لتحديث المعلومات أو الاستفسار عن عملية مشبوهة، وتثبت أن العميل قابل للوصول.

القسم الثاني: تصنيف المخاطر والعناية الواجبة

4. ورقة عمل تصنيف مخاطر العميل

نموذج موثق يحدد تصنيف مخاطر العميل (منخفض، متوسط، مرتفع) بناءً على معايير واضحة: المهنة، مصدر الدخل، الجنسية، الموقع الجغرافي، طبيعة النشاط المتوقع. يجب أن يكون التصنيف موقعًا ومؤرخًا من موظف مخول.

لماذا يهم: يحدد مستوى العناية الواجبة المطلوبة ووتيرة المراجعة الدورية، ويثبت أن المؤسسة طبقت منهجية قائمة على المخاطر كما تتطلب ساما.

5. أدلة مصدر الأموال ومصدر الثروة

للعملاء ذوي المخاطر المتوسطة والمرتفعة، يجب توثيق مصدر الأموال (مثل الراتب، عائدات بيع عقار، ميراث) ومصدر الثروة (مثل الادخار، الاستثمار، ملكية شركة). الأدلة تشمل: كشوف حسابات بنكية، عقود عمل، إقرارات ضريبية، عقود بيع.

لماذا يهم: يثبت أن الأموال مشروعة ويقلل من احتمال قبول أموال ناتجة عن غسل أموال أو تمويل إرهاب.

6. إقرار الأشخاص المعرضين سياسيًا (PEP)

استمارة موقعة من العميل يقر فيها ما إذا كان شخصًا معرضًا سياسيًا أو أحد أفراد عائلته أو مقربيه. إذا كانت الإجابة نعم، يجب توثيق المنصب والعلاقة، والحصول على موافقة الإدارة العليا على فتح الحساب أو استمراره.

لماذا يهم: الأشخاص المعرضون سياسيًا يحملون مخاطر أعلى للفساد وغسل الأموال، وساما تفرض عناية واجبة معززة لهذه الفئة.

القسم الثالث: التوثيق الخاص بعملاء الشركات

7. السجل التجاري وعقد التأسيس

نسخة سارية من السجل التجاري من وزارة التجارة، وعقد التأسيس أو النظام الأساسي للشركة. يجب التحقق من أن السجل لم ينته ومن أن النشاط المسجل يتوافق مع النشاط الفعلي.

لماذا يهم: يثبت الوجود القانوني للشركة ويوفر الأساس للتحقق من الملكية والإدارة.

8. سجل الملكية الحقيقية (المستفيد الحقيقي)

قائمة موثقة بجميع المستفيدين الحقيقيين (الأفراد الطبيعيين الذين يملكون أو يسيطرون على 25% أو أكثر من الشركة، أو الذين يمارسون سيطرة فعلية بطرق أخرى). يجب أن تتضمن: الاسم الكامل، رقم الهوية، الجنسية، نسبة الملكية، وسلسلة الملكية في حال وجود هياكل معقدة.

لماذا يهم: يكشف من يقف فعليًا وراء الشركة، ويمنع استخدام الكيانات الاعتبارية لإخفاء هوية الأشخاص الحقيقيين المشاركين في غسل الأموال.

9. وثائق هوية المفوضين بالتوقيع والمستفيدين الحقيقيين

نسخ من هويات جميع المفوضين بالتوقيع على الحساب، وجميع المستفيدين الحقيقيين، مع التحقق من هوياتهم عبر نفاذ أو ما يعادله، وفحصهم مقابل قوائم العقوبات وقوائم الأشخاص المعرضين سياسيًا.

لماذا يهم: يضمن أن جميع الأفراد المرتبطين بالحساب معروفون ومفحوصون، ويمنع استخدام أسماء وهمية أو أشخاص محظورين.

القسم الرابع: الفحص والمراقبة المستمرة

10. سجلات الفحص مقابل قوائم العقوبات والأشخاص المعرضين سياسيًا

دليل على أن المؤسسة فحصت العميل (فردًا أو شركة ومستفيديها الحقيقيين) مقابل قوائم العقوبات الدولية والمحلية وقوائم الأشخاص المعرضين سياسيًا عند فتح الحساب، وبشكل دوري بعد ذلك. يجب الاحتفاظ بتاريخ الفحص والنتيجة.

لماذا يهم: يثبت الامتثال لقرارات مجلس الأمن الدولي والعقوبات المحلية، ويقلل من مخاطر التعامل مع أفراد أو كيانات محظورة.

11. محفزات المراجعة الدورية وسجلات التحديث

توثيق لمتى يجب مراجعة ملف العميل بناءً على تصنيف المخاطر (مثلًا: سنويًا للمخاطر المرتفعة، كل ثلاث سنوات للمنخفضة)، وسجلات تثبت أن المراجعة تمت فعلًا: تحديث البيانات، إعادة تصنيف المخاطر، إعادة الفحص.

لماذا يهم: العناية الواجبة ليست حدثًا لمرة واحدة؛ ساما تتطلب مراجعة دورية لضمان بقاء المعلومات دقيقة وأن تصنيف المخاطر يعكس الوضع الحالي.

12. سجلات العمليات غير الاعتيادية والتحقيقات الداخلية

إذا أجرى العميل عمليات غير اعتيادية أو مشبوهة، يجب أن يحتوي الملف على سجل التحقيق الداخلي: وصف العملية، سبب الشبهة، الاستفسارات الموجهة للعميل وإجاباته، القرار النهائي (إبلاغ أو عدم إبلاغ)، وتاريخ الإبلاغ إلى الإدارة العامة للتحريات المالية إن وجد.

لماذا يهم: يثبت أن المؤسسة تراقب نشاط العميل بشكل مستمر وتتصرف عند ظهور إشارات حمراء، وليس فقط عند فتح الحساب.

كيف تستخدمون هذه القائمة

راجعوا عينة من ملفات العملاء — أفرادًا وشركات، عبر تصنيفات المخاطر المختلفة — مقابل العناصر الاثني عشر أعلاه. سجلوا الملفات الناقصة والعناصر المفقودة في كل فئة. إذا وجدتم نقصًا متكررًا في عنصر معين (مثل سجلات المستفيد الحقيقي أو أدلة مصدر الأموال)، فهذا يشير إلى ثغرة في السياسة أو في التدريب أو في رحلة التسجيل الرقمية.

أعدوا خطة معالجة تحدد:

• الملفات التي تحتاج إلى تحديث فوري قبل التفتيش القادم.
• التحسينات المطلوبة في السياسات ونماذج التوثيق.
• التدريب الإضافي لفرق التسجيل والامتثال.
• التعديلات على أنظمة التسجيل الرقمي لضمان جمع جميع العناصر تلقائيًا.

مراجعة برنامج اعرف عميلك والعناية الواجبة

سيزو للاستشارات تقدم مراجعة برنامج اعرف عميلك والعناية الواجبة والتحقق الرقمي — مراجعة العناية الواجبة والعناية المعززة والمستفيد الحقيقي والأشخاص المعرضين سياسيًا والتسجيل الرقمي عبر نفاذ وفق متطلبات البنك المركزي.

تشمل المراجعة: السياسات وتصنيف المخاطر ورحلات التسجيل، والاختبار: عينة من ملفات العملاء عبر الشرائح، والتقييم: الفجوات في العناية الواجبة والمعززة والمستفيد الحقيقي، والخطة: تحسينات البرنامج وخطة معالجة الملفات.

المخرجات تشمل تقرير تقييم برنامج اعرف عميلك، وتوصيات نموذج تصنيف المخاطر، وخطة معالجة ملفات العملاء. المراجعة تستغرق من أربعة إلى ستة أسابيع.

المنهجية تغطي منهجية تصنيف مخاطر العملاء، واختبار ملفات العناية الواجبة، وضوابط المستفيد الحقيقي والأشخاص المعرضين سياسيًا، ودورة المراجعة الدورية، وفق إطار عمل قواعد البنك المركزي السعودي لمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب ومعايير مجموعة العمل المالي.

المراجعة تشمل عملاء الشركات، بما في ذلك المستفيد الحقيقي والهياكل المعقدة، ويمكن للفريق تصميم برنامج لمعالجة الملفات وتنفيذه بعد المراجعة.